KI-gestützte Dokumentenverarbeitung für KMU
Rechnungen automatisch auslesen.
ohne manuelles Eintippen.
Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen, validiert und in Ihr System übertragen. Unabhängig vom Layout des Lieferanten.
Typische Anwendungsfälle
Überall dort wo Dokumente manuell ausgelesen und übertragen werden.
Eingangsrechnungen
Rechnungen per E-Mail oder PDF werden automatisch ausgelesen und direkt in die Buchhaltungssoftware oder das ERP-System übertragen.
Lieferscheine
Lieferscheindaten werden automatisch erfasst und mit der Bestellung abgeglichen. Mengen, Artikel und Abweichungen werden sofort erkannt.
Verträge & Formulare
Relevante Felder aus Verträgen, Anträgen oder ausgefüllten Formularen werden automatisch extrahiert und in die entsprechenden Systeme übernommen.
Bestellbestätigungen
Eingehende Bestellbestätigungen von Lieferanten werden automatisch verarbeitet und mit offenen Bestellungen im System abgeglichen.
Prüfberichte & Protokolle
Prüfdaten, Messwerte oder Qualitätsberichte aus gescannten Dokumenten werden automatisch erfasst und ins QM-System übertragen.
Zertifikate & Nachweise
Zertifikate oder Nachweisdokumente werden automatisch ausgelesen und die relevanten Daten ins System übertragen.
Wie der Prozess funktioniert
Von der eingehenden Rechnung bis zum fertigen Datensatz in Ihrem System. Vollständig automatisiert.
Dokumenteneingang
Die Rechnung kommt per E-Mail, wird in einen Eingangsordner abgelegt oder direkt aus einem Postfach abgerufen. Der Prozess startet automatisch.
Texterkennung & KI-Extraktion
Bei digitalen PDFs werden die Textinformationen direkt extrahiert. Ein KI-Modell extrahiert gezielt gewünschte Positionen. Auch bei wechselnden Layouts.
Validierung
Die extrahierten Werte werden geprüft, z. B. Betrag gegen Bestellung, Pflichtfelder auf Vollständigkeit, Dublettencheck. Unklare Fälle werden zur manuellen Prüfung markiert.
Übergabe ans System
Valide Datensätze werden per API oder RPA direkt in Ihr Zielsystem übertragen: ERP, Buchhaltungssoftware oder Datenbank. Der Originalbeleg wird archiviert.
Technische Details
Unterstützte Formate
Digitale PDFs, wie E-Mail-Anhänge, aus ERP-Systemen exportierte Dokumente oder elektronisch erstellte Rechnungen. Die Daten werden direkt aus dem Dokument extrahiert.
Systemanbindung
Anbindung per API, Datenbankzugriff oder RPA. Kompatibel mit DATEV, SAP, Lexoffice, oder individuellen Systemen.
Fehlerbehandlung
Nicht erkannte oder fehlerhafte Datensätze werden in eine Ausnahmeliste überführt und per E-Mail oder Systembenachrichtigung gemeldet.
Datenschutz & Sicherheit
Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform. Dokumente werden in einer vereinbarten Infrastruktur verarbeitet. Keine Weitergabe an Dritte.